PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

BAB I

PENDAHULUAN

Masalah sering kali muncul dalam kehidupan manusia. Setiap permasalahan tidak akan berhenti sendiri tanpa disertai solusi untuk menyelesaikannya.masalah sering kali terjadi pada komunitas- komunitas baik komunitas kecil maupun komunitas besar. Permasalahan yang kompleks sering terjadi pada perusahaan-perusahaan yang pada akhirnya secara tidak langsung menuntut seorang menejer untuk membuat sebuah keputusan. Pada saat ini suatu pendekatan sistematis untuk pemecahan masalah telah diciptakan yang terdiri dari tiga jenis usaha :
– persiapan
– definisi
– solusi
Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan sebagai suatu system dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefenisikan masalah, manajer bergerak dari tingkat system ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi alternative, mengevaluaasinya, memilh yang terbaik, menerapkannya, dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana mestinya.

BAB II

TEORI DAN ANALISIS

2.1 PENDEKATAN SISTEM

Dalam melakukan pendekatan sistem ada langkah-langkah dan tahapan yang bisa dilakukan.
Tahap I: Usaha persiapan
Langkah-langkahnya adalah memandang perusahaan sebagai suatu sistem, mengenal sistem lingkungan (pemegang saham, pelanggan, masyarakat keuangan, masyarakat global, pemerintah, pesaing, pemasok, serikat kerja), mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan.
Tahap II: Usaha definisi
– Suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah).
– Mempelajari masalah untuk mencari solusi (pemahaman masalah).
– Mencari pemicu masalah (problem trigger) yang dapat berasal dari lingkungan atau dari dalam perusahaan.
– Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem. Caranya adalah menganalisis sisem menurut subsistem-subsistemnya. Kemudian apakah susbsistem itu terintegrasi menjadi satu unit yang berfungsi lancar? Lalu apakah semua subsistem bekerja untuk mencapai tujuan sistem? Setelah itu analisa top-down untuk mengidentifikasi tingkat sistem dimana penyebab persoalan berada.
– Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.
Elemen-elemen sistem dapat dianalisis secara berurutan, yaitu:
1. Mengevaluasi standar (standar harus sah/valid, standar harus realistis, standar harus dimengerti oleh mereka yang akan mencapainya, dan standar harus terukur).
2. Membandingkan sistem output dengan standar.
3. Mengevaluasi manajemen.
4. Mengevaluasi pengolah informasi.
5. Mengevaluasi input dan sumber daya input.
6. Mengevaluasi proses transformasi.
7. Mengevaluasi sumber daya output.
Tahap III: Usaha solusi
– Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi. Dengan cara mencari jalan yang berbeda untuk memecahkan masalah yang sama. Seperti Brainstorming (tukar pikiran), dan Joint Application Design (rancangan aplikasi bersama).
– Mengevaluasi berbagai alternatif solusi. Contohnya dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, untuk mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.
– Memilih solusi terbaik. Dengan cara menganalisis suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan dan mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi. Kemudian memberi penilaian atas proses mental manajer. Setelah itu melakukan tawar-menawar atau negosiasi antara beberapa manajer.
– Menerapkan solusi. Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik tapi perlu diterapkan.
– Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.
Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.
Ada beberapa faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah.
1. Gaya merasakan masalah
Bagaimana menghadapi masalah ada 3 kategori:
– Penghindar masalah. Yang menghalangi kemungkinan masalah-mengabaikan informasi.
– Pemecah masalah. Tidak mencari masalah tidak juga menghindari masalah. Bila ada masalah akan dipecahkan.
– Pencari masalah. Menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
2. Gaya mengumpulkan informasi
– Gaya teratur. Mengikuti dan menyaring yang tidak berhubungan dengan bidangnya.
– Gaya menerima. Ingin melihat semua masalah dan menilai informasi tersebut.
3. Gaya menggunakan informasi
– Gaya sistematis. Mengikuti metode/cara yang telah ditetapkan.
– Gaya intuitif. Menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
Walau tidak semua manajer mengikuti pendekatan sistem dalam pemecahan masalah, pendekatan sistem merupakan metodologi sistem dasar. Jadi manajer harus bisa menempatkan pendekatan sistem secara perspektif.

2.2 PEMAHAMAN DASAR PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
Masalah adalah suatu kondisi yg memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa.

· Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

· Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.

· Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.

· Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tsb.

· Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.

· Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternatif.

Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala.

1. Kendala intern dapat berupa SD yg terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yg kurang memenuhi syarat, dll.

2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.

2.3 TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM

CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.

1. Usaha persiapan

3 langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah.

a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

b) Mengenal sistem lingkungan

c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

2. Usaha definisi

Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya utk mencari solusi (pemahaman masalah)

a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

b) Menganalisis bagian sistem dalam suatu urutan tertentu

3. Usaha pemecahan

Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

 2.4 FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi. Merasakan masalah (problem solving styles)

Manajer dpt dibagi dlm 3 kategori dasar dlm hal gaya merasakan masalah mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

Penghindar masalah (problem avoider), manajer mengambil sikap positif & menganggap semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.

Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan informasi (information-gathering styles)

Manajer dpt menunjukkan salah satu dari 2 gaya mengumpulkan informasi atau sikap thd total volume informasi yg tersedia :

Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menggunakan informasi (information-using styles)

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

DAFTAR PUSTAKA

http://www.smecda.com

materi perkuliahan Sistem Informasi Manajemen

http://mayang-cantieq.blogspot.com/2011/11/pendekatan-sistem-dalam-memecahkan.html
 

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

1. PENDAHULUAN

Model sistem umum pada perusahaan adalah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi fisik dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwjudan manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan tersebut.

2. TEORI DAN ANALISIS 

Pengertian Model 

Model sistem umum pada perusahaan adalah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi fisik dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwjudan manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan tersebut.

Jenis-jenis Model

1. Model Fisik

Model yang menggambarkan entity dengan tiga dimensi. Biasanya model ini berukuran lebih kecil dari aslinya. Seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb.

2. Model Naratif

Model yang menjelaskan entity secara tertulis/ lisan. Model ini digunakan sehari-hari. Co/: Penjelasan tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.

3. Model Grafis

Model yang mewakili entitynya dengan abstraksi garis, simbol & bentuk. Seringkali disertai dengan penjelasan naratif.

Co/: laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah seperti flowchart, DFD.

4. Model Matematis

Model yang disajikan dalam rumus matematika atau persamaan

Co/:  BEP = TFC / P – C

BEP : Break Event Point, TFC : Total Fixed Cost, P : Price, C : Cost

Model Sistem Umum

Sistem Fisik

    1. Arus Material

    2. Arus Personil

    3. Arus Mesin

    4. Arus Uang

Sistem Konsep

     1.Sistem simpul tertutup

        Sistem yang mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.

 

      2.Sistem simpul terbuka

         Sistem yang tidak mempunyai simpul feedback dan mekanisme kontrol.

Penggunaan Model Sistem

Berdasarkan uraian-uraian sebelumnya telah jelas mengenai bentuk model sistem umum, yang dapat diterapkan pada jenis-jenis organisasi yang ada pada saat ini, walaupun perlu adanya beberapa modifikasi. Misalnya penggunaan model sistem umum pada organisasi yang menghasilkan produk dan jasa.

1. Pasar Swalayan

Semua sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan. Arus utama adalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personil terdiri dari manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang-orang lain yang dipekerjakan untuk suatu jangka waktu dan akhirnya berhenti. Sejumlah kecil mesin digunakan, yaitu alat pembaca bar code di kasir. Terdapat pula mesin-mesin di belakang layar seperti komputer, kalkulator dan telepon. Alat lainnya mencakup lemari pendingin, kotak peraga, dan rak-rak untuk menempatkan barang dagangan yang akan dijual. Arus uang ke pasar swalayan disediakan oleh para pelanggan, dan arus keluar terutama berbentuk pembayaran kepada para pemasok, pegawai dan pemilik.Proses transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak. Dengan perkataan lain adalah semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik.

2. Kantor Pengacara

Biasanya terdiri dari sejumlah kecil kaum profesional yang telah dididik secara khusus dan disahkan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tugas mereka lebih menekankan aktivitas mental daripada fisik. Arus materialnya sangat sedikit, terutama berupa perlengkapan pencatatan (misal kertas, dan pensil).

Standar kinerjanya kemungkinan besar tidak serinci standar di pasar swalayan. Kantor pengacara itu mungkin tidak berusaha untuk menangani sekian banyak kasus atau memenangkan sekian persen persidangan. Namun, kita mengasumsikan tujuan pada laba, karena partner mengerti bahwa laba adalah kunci kelangsungan operasi.

KESIMPULAN

Dalam sebuah perusahaan sangat di perlukan sebuah sistem yang mengatur, mengawasi dan menjalankan roda perusahaan tersebut.Jadi pemilihan model sistem perusahaan sangat penting agar perusahaan berjalan sesuai target dan tujuan juga supaya tidak terjadi kesemrawutan sistem perusahaan tersebut yang dikarenakan tidak cocoknya model yang diterapkan perusahaan tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

http://id.wikipedia.org

http://santiw.staff.gunadarma.ac.id

http://zaidarrosyid.blogspot.com/2011/11/model-sistem-umum-perusahaan.html

 

PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

1. PENDAHULUAN

        Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Pada saat ini pun management sudah di mudahkan akan hadirnya teknologi yang makin canggih, maka para manager pun telah menggunakan infomasi dalam menjalankan managemenntnya. Invoasi yang baru selalu hadir dengan teknogi komputerisasi yang makin canggih. Komputer, relative merupakan peralatan baru, karena ia baru dikenal sejak sekitar tiga puluh lima tahun yang lalu. Pertama kali ia diterapkan dalam pengerjaan tugas bidang bisnis, terutama dalam peralatan akuntansi, namun akhir-akhir ini, ia dikenal sebagai alat penghasil informasi manajemen. Istilah Management Information System (MIS) (Sistem Informasi Manajemen) diciptakan untuk menjelaskan area aplikasi baru komputer ini. Pada mulanya, istilah tersebut menjelaskan semua sistem yang menghasilkan informasi bagi para manajer. Sekarang, MIS tidak lain adalah salah satu dari empat sistem yang berorientasi pada informasi. Sedangkan ketiga sistem yang berorientasi pada informasi lainnya adalah Sistem Penunjang Keputusan atau Decision Support System (DSS), Otomasi Perkantoran atau Office Automation (OA), dan Sistem Pakar atau Expert System. Keempatnya, ditambah dengan data processing system merupakan sistem informasi berbasis computer atau Computer Based Information System (CBIS).

2.  TEORI DAN ANALISIS

2.1 Pentingnya manajemen informasi dalam perusahaan

    Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

2.1.1 MENINGKATNYA KEKOMPLEKSAN TUGAS MANAJEMEN Pentingnya manajemen informasi dalam perusahaan karena meliputi berbagai aspek seperti :

• Pengaruh ekonomi internasional
• Persaingan dunia
• Batas waktu yang singkat
• Kendala kendala social

Meningkatnya kekompleksan tugas manajemen bisa di bilang akibat tuntan pekerjaan yang terus bertambah dan terus menuntut untuk jauh lebih baik.keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sngat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut .manajemen sebagai suatu metode yang mengatur,mengelola organisasi dpapt di arti kan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang,jika manajemen suatu organisasibai.Maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara.

2.1.2 KEBERADAAN ALAT UNTUK MEMECAHKAN PERSOALAN

Keberadaan alat untuk memecahkan persoalan dalam perusahaan itu sangat penting untuk memudahkan dalam pengerjaan pekerjaan.untuk memudahkan pekerjaan dibutuhkan alat seperti komputer.gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem manajemen informasi merupakan suatu terobosan besar,karena menyadari bahwa para manajer membutuhkan informasi untuk pemecahan masalah.

2.2 PERANAN MANAJER DALAM PENGELOLAAN MANAJEMEN INFORMASI

Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi. Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :

• Manajer
• Non-Manajer
• Orang dalam beberapa unit organinsai tersebut

2.2.1. KETERAMPILAN MANAJEMEN

Keterampilan manajemen adalah keahlian komputer dan keahlian informasi.di jaman yang sudah mengandalkan teknologi serba canggih ini, komputer adalah alat yang wajib bisa di kuasai. Karena hampir semua perusahaan menggunakan komputer untuk menjalankan pekerjaan.

2.2.2 MANAJER DAN SISTEM PERUSAHAAN

Manajer dan sistem informasi, sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu, contoh : perusahaan manufaktur, setiap system memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya, tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa di gambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukkan), proses transformasi dan sumberdaya output (keluaran).

2.3 DATA DAN INFORMASI

Penggunaan dan pemanfaatan data sudah mencakup banyak aspek. Berikut adalah pembahasan definisi data berdasarkan berbagai sumber.

2.3.1 Data

Data menggambarkan sebuah representasi fakta yang tersusun secara terstruktur, dengan kata lain bahwa “Generally, data represent a structured codification of single primary entities, as well as of transactions involving two or more primary entities .” (Vercellis, 2009: 6). Selain deskripsi dari sebuah fakta, data dapat pula merepresentasikan suatu objek sebagaimana dikemukakan oleh Wawan dan Munir (2006: 1) bahwa “Data adalah nilai yang merepresentasikan deskripsi dari suatu objek atau kejadian (event) ” Dengan demikian dapat dijelaskan kembali bahwa data merupakan suatu objek, kejadian, atau fakta yang terdokumentasikan dengan memiliki kodifikasi terstruktur untuk suatu atau beberapa entitas. Extraction and processing activities carried out on data, and it appears meaningful for those who receive it in a specific domain .” Selain merupakan hasil dari pengolahan data, informasi juga menggambarkan sebuah kejadian, sebagaimana dikemukakan oleh Wawan dan Munir (2006: 1) bahwa “Informasi merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) dengan lebih berguna dan lebih berarti “.

Dengan demikian informasi dapat dijelaskan kembali sebagai sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data menjadi lebih mudah dimengerti dan bermakna yang menggambarkan suatu kejadian dan fakta yang ada Data adalah informasi yang disimpan yang dapat sewaktu-waktu di gunakan oleh penggunannya. Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya. Wikipedia mengatakan bahwa Data adalah catatan atas kumpulan fakta. Data merupakan bentuk jamak dari datum, berasal dari bahasa Latin yang berarti “sesuatu yang diberikan”. Dalam penggunaan sehari-hari data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra.

Dalam keilmuan (ilmiah), fakta dikumpulkan untuk menjadi data. Data kemudian diolah sehingga dapat diutarakan secara jelas dan tepat sehingga dapat dimengerti oleh orang lain yang tidak langsung mengalaminya sendiri, hal ini dinamakan deskripsi. Pemilahan banyak data sesuai dengan persamaan atau perbedaan yang dikandungnya dinamakan klasifikasi.

A.  Jenis Data Menurut Cara Memperolehnya:

Data Primer Data primer adalah secara langsung diambil dari objek / obyek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi. Contoh : Mewawancarai langsung penonton bioskop 21 untuk meneliti preferensi konsumen bioskop. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang didapat tidak secara langsung dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan berbagai cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial. Contohnya adalah pada peneliti yang menggunakan data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah.

B. Macam-Macam Data Berdasarkan Sumber Data:

Data Internal Data internal adalah data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb. Data Eksternal Data eksternal adalah data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnya adalah data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.

C. Klasifikasi Dara Berdasarkan Jenis Datanya:

Data Kuantitatif Data kuantitatif adalah data yang dipaparkan dalam bentuk angka-angka. Misalnya adalah jumlah pembeli saat hari raya idul adha, tinggi badan siswa kelas 3 ips 2, dan lain-lain. Data Kualitatif Data kualitatif adalah data yang disajikan dalam bentuk kata-kata yang mengandung makna. Contohnya seperti persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan, anggapan para ahli terhadap psikopat dan lain-lain.

D. Pembagian Jenis Data Berdasarkan Sifat Data:

Data Diskrit Data diskrit adalah data yang nilainya adalah bilangan asli. Contohnya adalah berat badan ibu-ibu pkk sumber ayu, nilai rupiah dari waktu ke waktu, dan lain-sebagainya. Data Kontinyu Data kontinyu adalah data yang nilainya ada pada suatu interval tertentu atau berada pada nilai yang satu ke nilai yang lainnya. Contohnya penggunaan kata sekitar, kurang lebih, kira-kira, dan sebagainya. Dinas pertanian daerah mengimpor bahan baku pabrik pupuk kurang lebih 850 ton.

E. Jenis-jenis Data Menurut Waktu Pengumpulannya:

Data Cross Section Data cross-section adalah data yang menunjukkan titik waktu tertentu. Contohnya laporan keuangan per 31 desember 2006, data pelanggan PT. angin ribut bulan mei 2004, dan lain sebagainya.

Data Time Series / Berkala Data berkala adalah data yang datanya menggambarkan sesuatu dari waktu ke waktu atau periode secara historis. Contoh data time series adalah data perkembangan nilai tukar dollar amerika terhadap euro eropa dari tahun 2004 sampai 2006, jumlah pengikut jamaah nurdin m. top dan doktor azahari dari bulan ke bulan, dll. Fakta (bahasa Latin: factus) ialah segala sesuatu yang tertangkap oleh indra manusia.

Catatan atas pengumpulan fakta disebut data. Fakta seringkali diyakini oleh orang banyak (umum) sebagai hal yang sebenarnya, baik karena mereka telah mengalami kenyataan-kenyataan dari dekat maupun karena mereka dianggap telah melaporkan pengalaman orang lain yang sesungguhnya. Dalam istilah keilmuan fakta adalah suatu hasil observasi yang obyektif dan dapat dilakukan verifikasi oleh siapapun.

    2.3.2 Informasi

Informasi merupakan sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data. Data yang sudah ada dikemas dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah informasi yang berguna. Berikut adalah definisi informasi berdasarkan berbagai sumber. Informasi merupakan suatu hasil dari pemrosesan data menjadi sesuatu yang bermakna bagi yang menerimanya, sebagaimana dikemukakan oleh Vercellis (2009: 7) “Information is the outcome of Informasi adalah sesuatu data yang dikumpulkan untuk mengambil suatu keputusan.

Wikipedia menjelaskan bahwa Informasi adalah pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi. Namun demikian, istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada konteksnya, dan secara umum berhubungan erat dengan konsep seperti arti, pengetahuan, negentropy, komunikasi, kebenaran, representasi, dan rangsangan mental. Dalam beberapa hal pengetahuan tentang peristiwa-peristiwa tertentu atau situasi yang telah dikumpulkan atau diterima melalui proses komunikasi, pengumpulan intelejen, ataupun didapatkan dari berita juga dinamakan informasi. Informasi yang berupa koleksi data dan fakta seringkali dinamakan informasi statistik. Dalam bidang ilmu komputer, informasi adalah data yang disimpan, diproses, atau ditransmisikan. Penelitian ini memfokuskan pada definisi informasi sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi dan alirannya.

2.4 KOMPUTER SEBAGAI ELEMEN DALAM SISTEM INFORMASI

Unit yang paling penting adalah CPU (Central Processing Unit) yang mengendalikan semua unit sistem komputer yang lain, dan mengubah input menjadi output. CPU mencakup satu unit penyimpanan yang disebut PRIMARY STORAGE, yang berisi data yang sedang diolah, yaitu suatu daftar instruksi yang mengolah data. Istilah Software digunakan untuk menggambarkan satu atau beberapa program aplikasi.

Control Unit, membuat unit bekerja sama untuk membentuk suatu sistem. Aritmatic Logical Unit, tempat berlangsungnya operasi perhitungan dan logika. Nama Processor, digunakan untuk menggambarkan isi Control Unit dan ALU yang mengolah isi “Penyimpanan Primer”. Karena Penyimpanan Primer terbatas kapasitasnya, diperlukan suatu area penyimpanan tambahan, yang disebut dengan “Penyimpanan Sekunder”, yang menyediakan tempat untuk menyimpan program dan data saat tidak diperlukan.

2.5 EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS yang akan dibahas pada bagian ini antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan “basis komputer” sebagai kata kuncinya. Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan.

Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :

•  penghematan waktu (time saving)
• penghematan biaya (cost saving)
• peningkatan efektivitas (effectiveness)
• pengembangan teknologi (technology development)
• pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).

Dalam perjalannya Sistem Informasi Manajemen tidak serta merta langsung menjadi sebuah sistem yang seperti kita rasakan saat ini melainkan ada tahapan-tahapan perkembangan dari sistem yang terfokus untuk menghimpun,menyimpan dan memproses data saja sampai terciptanya sistem yang mengelola data tersebut menjadi sebuah informasi dan dari informasi tersebut terciptalah sistem pendukung keputusan berikut perinciannya :

1. Fokus awal pada data (EDP)

Sistem pemrosesan transaksi merupakan jenis sistem yang pertama kali di impelementasikan. Focus utama sistem ini adalah pada data transaksi.sistem informasi ini digunakan untuk menghimpun , menyimpan dan memproses data transaksi serta sering kali mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transasksi.misalnya yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan transaksi yang sekaligus dapat memvlidasi keabsahan kartu kredit atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

2. Fokus baru pada informasi (SIM)

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar karena dengan adanya Manajemen Informasi perusahaan akan mudah mendapatkan Informasi yang akurat dan tepat guna mendukung dalam pengambilan keputusan dalam perusahaan tersebut.

3. Fokus revisi pada pendukung keputusan (SPK)

Sistem pendukung keputusan (Decision support system) adalah sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan dan pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang tidak terstruktur di mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana seharusnya dibuat DSS dibuat sebagai reaksi atas ketidakpuasan terhadap Sistem Pemrosesan Transaksi dan Sistem Informasi Manajemen sebagaimana diketahui ,SIP lebih memfokuskan diri pada pengendalian transaksi yang merupakan kegitan yang bersifat berulang dan terdefenisi dengan baik,sedangkan SIM lebih berorientasi pada penyediaan laporan bagi manajemen yang sifatnya dinamis.

DSS lebih ditunjuk untuk mendukung manajemen dalam melakukan pekerjaan yang bersifat analistis, dalam situsai yang kurang terstruktur dan dengan criteria yang kurang jelas.DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomasikan pengambilan keputusan, tetapi memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan pengambil keputusan dapat melakukan berbagai analisis dengan menggunakan model-model yang tersedia. Spesifikasi DSS :

– Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi

– Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.

– Dirancang dan dioperasikan oleh manajer – Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.

– Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar – Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.

– Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.

– Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.

4. Fokus pada Komunikasi (OA)

Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor.

5. Fokus potensial pada Konsultasi (AI/ES)

Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-bases sistems) Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul terakhir dari materi kuliah SIM.

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan memanfaatkan data dan informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Hal tersebut dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based information sistem).

6. Mencapai CBIS

Upaya pencapaian system informai bebasis komputer mennunakan End User Computing, yaitu pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh pemakai sendiri. Setiap subsistem CBIS melalui proses evolusi yang disebut siklus hidup system. Tahap-tahap dari siklus hidup system yaitu:

– Perencanaan

– Analisis

– Rancangan

– Penerapan

– penggunaan.

2.6 UPAYA PENCAPAIAN SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi.

Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Agar suatu perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain dalam memperkenalkan produk barang maupun jasa yang dimilikinya kepada konsumen diberbagai belahan dunia, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang tepat agar dapat memberikan petunjuk aktual tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh setiap komponen dalam perusahaan tersebut. Sistem informasi yang tepat, tentunya akan menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya.

Informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya tersebut sangat diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan keputusan strategis perusahaan untuk dapat semakin maju dan bersaing di lingkungan yang penuh gejolak ini. Audit Sistem Informasi adalah sebuah proses yang sistematis dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti untuk menentukan bahwa sebuah sistem informasi berbasis komputer yang digunakan oleh organisasi telah dapat mencapai tujuannya. Tujuan itu antara lain :

• Pengamanan terhadap aktiva
• Pemeliharaan atas integritas data

DAFTAR PUSTAKA

http://arnienuranisa.blogspot.com/

http://risyana.wordpress.com/

http://t3nj0m4y4.blogspot.com/

http://arlanwidiantara.blogspot.com/

http://rianoviyanti.blogspot.com/2011/10/penulisan-makalah-sistem-informasi.html